Existe um ditado que diz que “contra fatos e dados, não há argumentos” — e nunca a análise de dados foi tão importante para a gestão empresarial quanto em um momento tão conturbado como o que estamos passando atualmente.

Algumas decisões até podem ser baseadas em sua intuição, entretanto, o risco de dar errado é muito elevado. Basear suas resoluções em informações confiáveis e seguras deve ser prioridade para todo empreendedor. Afinal, uma decisão equivocada pode significar sérios prejuízos para a sua atividade.

Como fazer análise de dados? Se você tem dúvidas a respeito disso, este post foi feito para você. Continue a leitura e confira nossas informações!

 

Saiba o que é análise de dados

Podemos começar nossa explicação falando um pouco sobre o conceito de dados. Basicamente, é preciso entender que essa é a menor célula do que entendemos como conhecimento. Grosso modo, poderíamos resumir essa estrutura da seguinte forma:

  • dados — são a estrutura mais básica, ininteligíveis por si só. É preciso analisá-los e decodificá-los para transformá-los em informação;

  • informação — momento em que os dados já foram decodificados para algo mais inteligível;

  • conhecimento — quando a informação é compreendida por completo na empresa e passa a incorporar o seu know-how.

Como pôde perceber, a análise de dados é um passo indispensável para que, eventualmente, possamos trazer conhecimento para a empresa — e é justamente por isso que ela é tão importante em um negócio. Então, para que entenda mais sobre o assunto, resolvemos trazer algumas dicas sobre como fazer análise de dados da maneira mais fácil.

 

Mapeie o negócio

A primeira atitude que deve ser tomada pelo microempresário é fazer um mapeamento detalhado do seu negócio. Entender quem são seus clientes, fornecedores e concorrentes é crucial, assim como relacionar seus produtos e serviços e qualificá-los por representatividade na sua atividade.

Outro ponto importante é mapear seus custos fixos e variáveis e analisar maneiras de reduzi-los. Avalie seus pontos fortes e as oportunidades que podem ser trabalhadas. Estude, também, as suas fraquezas e os riscos a que seu negócio está exposto. Além disso, o mapeamento de processos internos também é indispensável.

 

Defina os dados estratégicos

De posse do mapeamento detalhado, tente imaginar quais dados poderão auxiliar você no acompanhamento de suas atividades, facilitando a sua tomada de decisão. Caso necessite de ajuda externa, algumas empresas e associações possuem expertise e poderão ajudar.

Para a definição dos dados estratégicos, deve ser considerada a facilidade de sua obtenção e a periodicidade de sua captura. Por exemplo, se você vai comparar as suas vendas com o desempenho de seu concorrente, como você conseguirá essas informações?

 

Faça o armazenamento de dados 

Após definir os dados que serão considerados, é importante estabelecer uma boa forma de armazená-los. Há várias empresas no mercado que são especializadas em sistemas que auxiliam na gestão e na administração. Utilizar planilhas eletrônicas também pode ser uma boa alternativa, dependendo do porte e da complexidade do seu negócio.

A captura e o registro dos dados são fundamentais para que se tenha confiança nas informações que serão geradas. Todo dado que for registrado a partir de uma digitação e armazenado em sua base de dados exige que o seu conteúdo seja analisado preliminarmente.

Isso significa que é fundamental que a informação esteja confiável antes de ser considerada. Sendo assim, uma base de dados bem planejada facilitará o cruzamento de informações, possibilitando realizar simulações e projeções.

 

Analise os dados

De posse dos dados definidos, estruturados e armazenados corretamente, a próxima etapa é fazer a análise que facilitará sua gestão. Modernas ferramentas de tecnologia da informação fornecem várias maneiras de apresentar as informações. Desde gráficos e relatórios sintéticos até aplicativos que funcionam em tablets e smartphones, existe um leque enorme de soluções que podem ser utilizadas.

Uma boa avaliação de suas informações pode ajudá-lo a vender mais, conseguir mais clientes, fidelizá-los e até redirecionar seus produtos e serviços. Pode, também, auxiliar na geração de dados cadastrais para envio às entidades de crédito, melhorar sua rentabilidade, diminuir seus custos e melhorar seu fluxo de caixa.

 

Conte com o suporte da tecnologia 

Em primeiro lugar, é fundamental que você utilize as ferramentas tecnológicas mais apropriadas para o monitoramento. Destacamos o Enterprise Resource Planning (ERP) e o Customer Relationship Management (CRM).

O ERP é destinado para a análise de dados relacionados aos processos do negócio. Com o sistema, além de monitorar cada etapa das atividades internas, o gestor ainda pode verificar problemas relacionados aos gargalos de produção e trabalhar na melhoria contínua do negócio.

Por outro lado, o CRM tem como objetivo o monitoramento de dados relacionados ao cliente. Com isso, a equipe de marketing e de vendas conseguem desenvolver o perfil da clientela e trabalhar em ações mais efetivas para gerar os resultados esperados.

 

Utilize as ferramentas apropriadas 

Existem muitas ferramentas que podem ser utilizadas para desenvolver a análise de dados em uma empresa e elas podem variar muito de complexidade. O mais interessante é descobrir quais são os objetivos do seu negócio.

Entre as ferramentas de baixa complexidade, destacamos a análise de causa e efeito, que nos ajuda a identificar problemas, e o gráfico de tendência, que auxilia o gestor a identificar padrões nos processos internos.

Por outro lado, existem também ferramentas de média e alta complexidade, como o Failure Mode Effect Analysis (FMEA), utilizado para a análise de falhas e os testes estatísticos de hipótese.

 

Faça a tabulação de resultados 

Depois de feitas todas as análises do negócio, é muito interessante realizarmos a tabulação de dados. A tarefa envolve a padronização de todos os resultados obtidos com a utilização dos instrumentos de coleta.

Dessa forma, fica muito mais fácil desenvolver não só a análise que mencionamos, mas, também, fazer com que os dados, de fato, se transformem em informações valiosas, que futuramente se tornarão conhecimento.

É preciso verificar quais são os principais indicadores na hora de realizar a tabulação, como a frequência com que um evento ocorre, os seus impactos na produtividade, entre outros. O mais importante é usar a análise de dados como apoio imprescindível para a administração de seu negócio.

Gostou do nosso post sobre como fazer análise de dados? Ficou com alguma dúvida em relação aos temas que abordamos? Então, não deixe de deixar seu comentário!