A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento que deve ser emitido dentro das normas legais, por isso, é prudente analisar todos os detalhes antes da emissão. Além disso, irregularidades na emissão da nota fiscal eletrônica podem até impedir a concretização de uma venda ou serviço.

Grande parte dos erros relativos à emissão da nota fiscal eletrônica acontece por falta de conhecimento fiscal do emitente. Dados errados ou incompletos, tributação inadequada e cadastros de clientes e produtos desatualizados e incompletos são apenas alguns deles.

Para sanar de uma vez por todas as dificuldades na emissão de NF-e, elencamos os principais cuidados que você deve ter. Confira!

1. Preenchimento

Erros no preenchimento da NF-e impedem a validação e, consequentemente, a sua emissão. Portanto, é importante manter o cadastro dos produtos e dos clientes sempre atualizados e completos para que, no momento da emissão, eles sejam preenchidos automaticamente e de maneira correta.

Um dos campos que merece bastante atenção é o NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul). Esse código contém oito dígitos, e cada um deles significa uma informação diferente sobre o produto. Os dados de NCM são utilizados pela Receita Federal para identificar o grupo ao qual a mercadoria pertence, sua matéria-prima e o grau de finalização, por exemplo.

Além disso, o campo NCM determina o tratamento tributário a ser aplicado a cada item, o que significa que utilizar o código errado ou não preenchê-lo acarreta problema em toda a cadeia de tributação da NF-e.

2. Multas

Quando a empresa é quem identifica o erro de não pagamento de imposto, a multa chega a 20% do valor da NF-e, corrigida mensalmente pela taxa Selic. Já quando o erro é percebido pela Receita Federal, a multa varia de 75% a 150% do valor da NF-e.

Portanto, a empresa que tenha deixado de cumprir alguma obrigação ou tenha percebido algum erro no processo de emissão da NF-e deve fazer uma denúncia espontânea no posto fiscal ao qual pertença, a fim de evitar multa maior ainda.

É importante lembrar que o Fisco tem cinco anos para fiscalizar e autuar, e, nesse caso, a multa pode ser acrescida de cerca de mais 50%, corrigida pela taxa atual da Selic.

3. Emissão e Recepção

Todas as informações devem ser cuidadosamente verificadas antes da emissão da nota fiscal eletrônica, posto que, após ser autorizada eletronicamente pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ), uma NF-e não poderá jamais ser alterada, pois isso invalidaria o conteúdo do arquivo XML, certificado digitalmente.

Na recepção da NF-e, é fundamental verificar sua correta emissão, já que, se for recepcionada e acatada em situação irregular, o destinatário passa a responder solidariamente ao emitente da nota.

Outro detalhe a ser observado é que, quando o comprador recebe uma nota com erro de tributação, por exemplo, fica impossibilitado de compensar o imposto de entrada na saída do produto.

4. XML e DANFE

Ressaltamos, ainda, que o documento com validade jurídica e fiscal a ser armazenado por 5 anos é o arquivo XML da NF-e. O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) tem como principal função acompanhar o transporte das mercadorias.

Ele não tem a mesma validade da NF-e, mas é sua representação gráfica e deve conter as mesmas informações, sem nenhuma divergência. Portanto, recomenda-se que seja impresso pelo mesmo programa emissor da NF-e.

5. Certificado Digital

Outro cuidado importante em relação à emissão da nota fiscal eletrônica é a atenção à segurança do Certificado Digital (tecnologia que garante a integridade e a autenticidade de arquivos eletrônicos).

Há dois tipos de certificados válidos para a assinatura e a validação da NF-e. São eles:

  • e-CNPJ – além de assinar a NF-e, permite o acesso aos demais serviços na Receita Federal;
  • NF-e – só permite a assinatura digital da NF-e.

Somente após a assinatura, validação e autorização da NF-e pela SEFAZ, por meio do Certificado Digital, é que o arquivo XML tem validade jurídica. Caso contrário, a nota não tem validade alguma e também não fica armazenada no banco de dados.

Como você percebeu, emitir a NF-e corretamente depende de uma série de cuidados importantes. Agora que você já sabe como fazer a emissão da nota fiscal eletrônica, que tal assinar nossa newsletter e receber mais artigos como este?