Com as frequentes mudanças na legislação tributária, o processo de emitir nota fiscal eletrônica vem trazendo uma série de questionamentos entre empresários de todo o país. O Governo Federal, com o objetivo de tornar esse procedimento mais prático e eficaz para a fiscalização, criou uma série de requisitos a serem atendidos pelas empresas ao emitirem suas notas fiscais.

Nosso objetivo com este artigo é mostrar quais são os principais pontos a serem observados no momento de emitir uma nota fiscal. Confira!

Defina o tipo de nota fiscal a ser emitida

O primeiro passo é conhecer os tipos de notas fiscais existentes no Brasil.

Você pode emitir uma nota de prestação de serviços, na qual o principal tributo a ser recolhido é o ISS. Nesses casos, a emissão será feita em um site ou sistema disponibilizado pela própria prefeitura do município onde seu negócio está instalado.

Nos casos de notas fiscais de venda de produtos ou prestação de serviços de transportes, a nota fiscal a ser emitida é a conhecida como modelo 55, em que o tributo em destaque será o ICMS.

Reúna as ferramentas essenciais

Após definido o tipo de nota fiscal que você vai emitir, é preciso conhecer as ferramentas básicas para executar esse processo. São elas:

A principal diferença do processo eletrônico para o manual está ligada à obtenção de ferramentas, quando bastava apenas um bloco com algumas folhas de carbono ou, até mesmo, uma impressora de marcação com formulários contínuos.

Nesse ponto podemos verificar um grande avanço. O processo de emissão de nota fiscal eletrônica diminui consideravelmente o tempo dispensado no preenchimento manual das notas fiscais, bem como reduz a quantidade de papel utilizado, uma vez que as notas podem ser arquivadas em meio digital.

Compile os dados necessários

Entendido os tipos de notas fiscais, e de posse das ferramentas necessárias, passemos agora à fase de emissão. Para tanto, precisamos reunir alguns dados e informações essenciais.

Nesse ponto, não houve muitas mudanças, comparando com o formato manual, exceto com algumas alterações pontuais trazidas pela legislação fiscal, como a obrigatoriedade de inserir alguns códigos, dependendo do caso.

Para emitir uma nota fiscal eletrônica corretamente você precisará dos dados abaixo listados:

  • dados do cliente/destinatário;

  • informações sobre o pagamento;

  • dados dos produtos ou serviços (descrição, quantidade, valor unitário, valor total e tributação);

  • códigos gerais de identificação e tributação (CFOP, CEST, CST, NCM, dentre outros);

  • informações sobre o transporte (se houver).

É fundamental que você procure um contador para instruir sobre cada um dos códigos que deverão constar na nota fiscal eletrônica.

Cada produto ou tipo de serviço terá sua particularidade, sendo assim, é fundamental a participação desse profissional para garantir que todo o processo seja feito de forma correta.

Salve o arquivo XML

Um erro cometido por muitos gestores é não guardar os arquivos XML em local seguro.

Muitos pensam que o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), gerado após a emissão, trata-se da nota fiscal em si, no entanto, isso não é verdade. Ele não é mais do que um documento auxiliar, que traduz as informações contidas no arquivo XML.

Sendo assim, o documento mais importante a ser arquivado é o arquivo XML de uma nota fiscal. Por meio dele é possível importar os dados da nota para um outro sistema, gerar outro DANFE e comprovar a existência do documento fiscal perante os órgãos de fiscalização.

Além de guardar o arquivo XML em local seguro, é muito importante que você envie ele ao seu cliente, destinatário da nota fiscal.

Como a nota fiscal eletrônica dispensa os antigos blocos e formulários, você pode criar um mecanismo de arquivamento digital em sua empresa, em vez de utilizar armários ou prateleiras para guardar os documentos fiscais (DANFE e XML) emitidos ou recebidos.

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