O fluxo de caixa é uma das bases para que todo empreendedor realize a gestão financeira de seu negócio. Ele refere-se ao cálculo da diferença entre todas as entradas e saídas de capital do caixa de uma empresa.

O objetivo do gerenciamento do fluxo de caixa é proporcionar aos empresários total controle sobre as finanças da empresa, mantendo as contas organizadas e atualizadas, além disso, proporciona um banco de dados que auxilia na administração do negócio. Esse controle também permite que os empreendedores sempre saibam quanto a empresa tem disponível para investimentos ou melhorias.

Para ajudá-lo a gerenciar melhor sua empresa, separamos, neste post, 11 dicas para otimizar o seu controle de fluxo de caixa. Confira!

1. Estipule a frequência de controle

Antes que os empresários iniciem o gerenciamento, é preciso definir qual será a frequência na qual será feito o controle do fluxo de caixa. Esse controle pode ser realizado diariamente, semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente. A frequência de controle deve ser definida de acordo com a demanda da empresa. O importante é sempre assegurar o domínio sobre as finanças do negócio.

2. Conheça todas as despesas fixas da empresa

Depois de definida a frequência na qual será controlado o fluxo de caixa, deve-se fazer um estudo e levantar todos os gastos mensais fixos necessários para que a empresa mantenha-se em operação. Esses gastos fixos vão desde as contas a serem pagas, mensalmente, até a folha de pagamento da empresa.

Conhecer os custos de operação é essencial para se ter um monitoramento eficaz do fluxo de caixa. Tendo conhecimento das despesas fixas os empreendedores podem saber qual é o faturamento mínimo para que o negócio mantenha sua operação viável.

3. Registre todas as movimentações financeiras

Para que os empresários tenham domínio sobre o caixa do negócio, é preciso que eles conheçam e controlem todas as movimentações financeiras. Independentemente do valor, todos os proventos ou gastos devem ser registrados, garantindo a veracidade de todas as informações e o controle eficaz do fluxo de caixa.

O registro deve ser feito considerando o valor, o motivo e a data, todas essas informações são fundamentais para o controle. Dessa forma, os empresários sempre poderão saber com exatidão o valor disponível em caixa e tomarem decisões que sejam condizentes com o momento da empresa.

4. Utilize um sistema de gestão financeira na empresa

Implementar um sistema de gestão financeira na empresa é possivelmente a melhor forma de otimizar o controle do fluxo de caixa. O uso de um software específico elimina a possibilidade de erros e garante que as informações financeiras da empresa sejam sempre confiáveis.

O uso de um sistema de gestão acaba com a necessidade do uso de planilhas e reduz os processos manuais, permitindo que os empreendedores façam o controle das datas de pagamento e realizem o planejamento financeiro para os meses seguintes. Esse tipo de software é extremamente indicado para os empresários que desejam melhores resultados.

5. Divida as movimentações em categorias

Já ouviu a frase “dividir para conquistar”? A ideia aqui é a mesma. Quanto mais você fragmenta, mais fácil fica de gerenciar e otimizar o controle de fluxo de caixa. Separar os valores em apenas custos e ganhos pode trazer uma série de problemas na hora de fazer os cálculos.

Sendo assim, você pode separar os valores por departamento (marketing, vendas, atendimento, almoxarifado e outros). Dessa forma, fica também mais fácil identificar em que ponto estão os gargalos e eliminar custos desnecessários para a empresa.

6. Faça uma verificação diária

Parar alguns minutos todos os dias para praticar atividade física é mais fácil do que passar o dia todo praticando exercícios não é mesmo? Pois bem, o mesmo vale para o controle do seu fluxo de caixa. Separe um momento do dia, de preferência no fim do expediente, para conferir o fluxo de caixa. Fica mais fácil identificar possíveis erros e fazer ajustes antes que comprometam o orçamento e os números do mês inteiro.

7. Planeje

Por meio de um planejamento de curto, médio e longo prazo você consegue ter uma ideia do quanto pretende gastar em cada departamento do seu negócio. Dessa maneira, fica mais fácil otimizar o seu controle de fluxo de caixa. Além disso, reduz as possibilidades de imprevistos que possam comprometer o orçamento por longos períodos.

8. Use dados realistas

Os dados são de grande importância para fazer o seu fluxo de caixa. Saber relacionar, por exemplo, as informações do marketing com as da equipe de vendas consegue oferecer um panorama melhor sobre a situação da empresa.

Caso você não tenha uma equipe interna que faça a análise desses dados, é interessante terceirizar essa tarefa para uma empresa que tenha amplo conhecimento no assunto. Você terá um fluxo de caixa muito mais realista e, assim, reduz as chances de erros.

9. Analise a sua rentabilidade

Saber se a sua empresa é, de fato, rentável é um dos primeiros passos para fazer um bom fluxo de caixa. Afinal de contas, você precisa saber se a sua empresa está gerando lucros e, assim, usar o seu fluxo de caixa para tomar decisões com mais propriedade.

Você também deve fazer uma análise de cada serviço e produto que vende. Precisa saber se os valores de cada um desses itens estão compatíveis com os lucros que pretende atingir. A ideia não é apenas vender, mas sim, obter resultados significativos dessas vendas.

10. Faça uma projeção

Quer evitar problemas ou, ao menos, reduzi-los? Então você precisa trabalhar com projeções do fluxo de caixa. Uma boa ideal aqui é fazer uso de um sistema que ajude a cruzar informações e, assim, possa oferecer dados para essas projeções.

Essa projeção deve ser analisada constantemente, mas é interessante que ela seja feita no início do ano ou em um determinado período que você achar melhor para o seu negócio. É uma forma de se preparar, por exemplo, para momentos em que costumam ter baixa de vendas. 

11. Não use o dinheiro do caixa para grandes compras

À primeira vista pode parecer algo bom fazer um grande investimento sem precisar recorrer a empréstimos e financiamentos pagando altos juros. Mas assim você deixa a empresa vulnerável a qualquer oscilação no montante de vendas e o seu empreendimento pode sofrer um perigoso desequilíbrio financeiro.

O que você pode fazer é utilizar esse dinheiro para pagar uma parte do financiamento, reduzindo assim os juros, e pagar aos poucos o restante. Muitas vezes, o próprio investimento retorna esse valor, sem precisar mexer diretamente no fluxo de caixa.

Fazer o controle de fluxo de caixa não é algo extremamente difícil ou complexo, porém, exige tempo e muita paciência para não se perder em meio aos números. Avalie a opção de terceirizar esse serviço ou, ao menos parte dele, para deixar essa importante tarefa nas mãos de especialistas.

Saiba também um pouco mais sobre como fazer o planejamento financeiro da sua empresa com o ciclo de negócios!